職場的禮儀

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【信函禮儀】

信函，又稱書信，它是人類最古老又最常用的一種溝通手段。時至今日，在公務交往中，信函依舊是職員所常用的有效而又實用的交流方式之一。

在一般情況下，單位及其職員在正式的公務交往中所使用的信函亦稱公務信函。相對于普通書信，由于公務信函使用于正式場合，在禮儀方面通常有著更為標準而規范的要求。

總體而言，公司職員在使用公務信函時，應注意言辭禮貌、表達清晰、內容完整、格式正確、行文簡潔等五大要點。因為在英文里，禮貌(Courteous)、清晰(Clear)、完整(Complete)、正確(Correct)、簡潔(Concise)等五個單詞皆以字母 C 打頭，故此這五大要點亦稱做公務信函寫作的 五C法則 。

具體來講，使用公務信函時，主要應當在寫作信函、應用信函等方面全面地運用禮儀規范，此外，寫作電子信函也要注意遵守其禮儀規范。

一、寫作信函

寫作公務信函時，一定要對信函的內容與格式斟酌再三。以下五個具體問題，尤須認真對待。

1.抬頭

一般的公務信函均由抬頭、正文、結尾三部分構成。作為一封公務信函的開端，抬頭決非可有可無，而是應當認真推敲。

抬頭的基本內容包括稱謂語與提稱語，二者均應根據具體對象具體對待，力求恰如其分。

一是稱謂語準確。在寫作信函抬頭時，應以稱謂語稱呼收信之人。在稱呼收信者 ……此處隱藏20603個字……復郵件時間是2小時，特別是對于一些緊急、重要的郵件。如果事情復雜，無法及時確切回復，可以及時回復說“收到，我正在處理，一旦有結果就會及時回復”等等?？傊皶r回應，哪怕只是確認一下收到。

3、現在郵件一般都有收件回執功能。如果你在休假，可以設置自動回復功能。但如果沒有休假，最好不要設置，否則別人不知道你到底有沒有收到郵件。

4、有針對性的回復。

5、回復郵件，字不要太少，一般不少于10個字，如“嗯”一個字之類的就不要來了。

6、如果同一問題反復郵件往來說不清楚，建議電話溝通或面談。

7、要注意回復和回復全部。郵件里回復功能是指回復本人，若點回復全部就是回復所有的人。

8、懂得區分收件人、抄送人和密送人。

收件人就是TO為郵件主送人，主要由本人進行處理;抄送人CC一般指需要知道這回事的人，一般無回復處理的義務，但若CC的人有建議可以回復;密送人BCC，收信人不知道你BCC了誰，可能用于非正式場合，職場中一般不用BCC。

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